In Notion halten viele Teams ihre Gedanken fest. Dort entsteht das Briefing für einen Kunden, ein Launchplan nimmt in einer Datenbank Gestalt an, Besprechungsnotizen sammeln sich an. Jede dieser Seiten ist nützlich. Schwieriger wird es später, wenn aus den Überlegungen konkrete Arbeit werden soll.
Dann ist die Seite nicht mehr der Ort, an dem die Arbeit stattfindet. Die Designerin öffnet ein anderes Tool, das Board liegt woanders und die Markenrichtlinien stehen in einem dritten Fenster. Das Briefing ist noch immer aktuell, aber niemand hat es mehr vor Augen. Zwei Wochen später fragt jemand, was der Kunde eigentlich gesagt hat. Die Antwort erfordert eine Suche, ein wenig Scrollen und etwas Erinnerungsvermögen.
Das ist kein Problem von Notion. Es ist der übliche Abstand zwischen einem Dokument und der Arbeit, die es beschreibt.
Eine Notion-Seite als Dokument übernehmen
Verbinde deinen Notion-Workspace einmalig unter „Einstellungen“ mit i7OS. Danach erscheinen die Notion-Seiten, auf die du Zugriff hast, in der Dokumentauswahl. Wählst du eine Seite aus, wird sie als i7OS-Dokument übernommen: mit Überschriften, Listen, Zitaten, Checklisten und Bildern, direkt im Editor deiner anderen Dokumente.
Dort lässt sie sich wie jedes andere Dokument in i7OS nutzen. Ihr könnt sie kommentieren, per Link teilen, privat halten oder in ein Projekt verschieben. Sie liegt bei der Marke, zu der sie gehört, statt in einem getrennten Tool mit eigenen Zugriffsregeln.
Ein Detail ist wichtig, weil es ein Archiv sonst unbemerkt unbrauchbar machen kann: Die Bildlinks von Notion laufen innerhalb einer Stunde ab. Eine kopierte Seite, die weiter auf diese Links verweist, sieht am ersten Tag richtig aus und zeigt eine Woche später leere Platzhalter. Deshalb übernimmt i7OS jedes Bild beim Import in den Speicher deines Workspaces. So bleibt das Dokument auch im nächsten Jahr vollständig.
Eine Datenbank in ein Board verwandeln
Der zweite Teil der Integration ist für Seiten gedacht, die keine Fließtexte sind. Eine Notion-Datenbank mit einer Statusspalte ist im Grunde schon ein Board. Es ist nur noch nicht das Board, auf dem dein Team arbeitet.
Wählst du eine Datenbank in i7OS aus, werden ihre Einträge zu Aufgaben. Aus dem Status wird die Spalte, das Fälligkeitsdatum bleibt erhalten und die Priorität wird übernommen. Auch Texte und Checklisten innerhalb der Einträge kommen mit. Aus der Tabelle in Notion wird ein Kanban-Board beim passenden Projekt, mit denselben Möglichkeiten für Zuständigkeiten, Kommentare und Anhänge wie bei den anderen Aufgaben auf diesem Board.
Es geht nicht darum, dass ein Board besser ist als eine Tabelle. Ein Plan, den ihr für einen Kunden festhaltet, und der Plan, nach dem das Team arbeitet, sollten sich nicht unabhängig voneinander entwickeln.
Erneutes Importieren erzeugt keine Duplikate
Ein brauchbarer Import muss auch beim zweiten Mal funktionieren. Irgendjemand wird in Notion drei neue Zeilen ergänzen und die Datenbank erneut importieren.
Jede aus Notion erstellte Aufgabe speichert die ID ihrer ursprünglichen Seite. Beim nächsten Import vergleicht i7OS die Einträge mit den bereits vorhandenen Aufgaben und ergänzt nur Neues. Nichts wird doppelt angelegt. Aufgaben, die ihr inzwischen auf dem Board verschoben habt, springen nicht zurück. Und Änderungen, die ihr in i7OS vorgenommen habt, bleiben bestehen.
So kann der Import zu einem wiederkehrenden Teil eures Workflows werden. Plant in Notion, wenn eure Kunden dort arbeiten. Übernehmt den Plan, sobald er bereit ist, und importiert ihn erneut, wenn etwas hinzugekommen ist.
Die Integration liest nur
Die Integration hat bewusst und dauerhaft nur Lesezugriff. i7OS schreibt nichts in deinen Notion-Workspace, ändert keine Seite, hakt keine Checkbox ab und löscht nichts.
Das ist eine Designentscheidung und keine fehlende Funktion. Wenn zwei Tools in beide Richtungen synchronisieren und beide als maßgebliche Quelle gelten, kann Arbeit verloren gehen. Im Fehlerfall weiß dann niemand mehr, welche Version richtig war. Der reine Lesezugriff vermeidet dieses Risiko.
Die Verbindung gehört zum i7OS-Workspace, nicht der Person, die sie eingerichtet hat. Ein Team im selben Workspace nutzt also dieselbe Verbindung. Jeder Admin kann sie unter „Einstellungen“ trennen; danach ist der Zugriff sofort beendet.
Was sich im Alltag ändert
Der Nutzen klingt unspektakulär: weniger Tabs und weniger Momente, in denen ihr Informationen am falschen Ort sucht.
Für ein kreatives Team sieht das etwa so aus: Der Kunde schreibt sein Briefing in Notion, weil er dort arbeitet. Ihr importiert es in euer Projekt. Dort liegt es neben den Markenrichtlinien, dem Moodboard und den Assets. Wenn zwei Wochen später jemand einen Post entwirft, ist das Briefing im selben Fenster nur einen Klick entfernt. Auch die Tonalität, in der der Post geschrieben werden soll, ist dort zu finden. Niemand muss dafür ein anderes Tool öffnen, das vielleicht nicht einmal das ganze Team nutzt.
Beim Plan funktioniert es genauso: Der in einer Datenbank abgestimmte Zeitplan wird zum Board, auf dem die Beteiligten ihre Karten tatsächlich bewegen. Der Status stimmt, weil er dort gepflegt wird, wo die Arbeit stattfindet, und nicht, weil jemand daran gedacht hat, einen zweiten Ort zu aktualisieren.
Das ist keine spektakuläre Veränderung. Du bemerkst sie an dem, was nicht mehr passiert: die Suche nach dem Briefing, die Frage nach der aktuellen Version oder eine Aufgabe, die in einem Tool existiert und im anderen fehlt.
So legst du los
Öffne in i7OS „Einstellungen“, dann „Integrationen“, und verbinde Notion. Du entscheidest, welche Seiten i7OS sehen darf. Im Freigabedialog von Notion kannst du eine einzelne Seite oder einen ganzen Bereich auswählen. Nur diese Inhalte kann i7OS lesen.
Anschließend importierst du Seiten im Dokumentbereich und Datenbanken über das Erstellen-Menü eines Boards. Beide Auswahllisten zeigen nur die Inhalte, die du freigegeben hast. Eine zweite Konfiguration ist nicht nötig.
Wenn deine Kunden in Notion arbeiten, ist das der kürzeste Weg, ihre Inhalte nicht länger von Hand übertragen zu müssen.